Prozessoptimierung

PROZESSOPTIMIERUNG

Unter Prozessoptimierung verstehen wir den ganzheitlichen und gestalterischen Anspruch, wie Organisationen, Abläufe und Rollen wertschöpfend und kooperativ miteinander zusammenarbeiten.

Auch in bereits etablierten Prozessen macht der stetige Wandel nicht Halt. In einer hoch dynamischen und komplexen Umgebung verändern sich in regelmäßigen Abständen die Prämissen und Randparameter.

Abläufe müssen neu bewertet und angepasst werden. Wie ein Trainer seine Mannschaft an den Bedingungen des Spiels ausrichtet und auf Veränderungen reagieren muss, so müssen auch die Prozesse schnell und effektiv an neue Situationen mit dem richtigen Augenmaß angeglichen werden.

Will heißen: Nicht nur die Schnittstellen, Abläufe und Systeme müssen betrachtet werden, sondern vor allem die Menschen, die in den Prozessen die wertschöpfende Leistung erbringen, verdienen eine hohe Aufmerksamkeit (Miteinbeziehung) und Wertschätzung.

  • Ein strukturiert geführtes Projektmanagement, das die primären Ziele nie aus den Augen verliert
  • Ein analytisches Prozessmanagement, das die Abläufe transparent und verständlich darstellt
  • Ein wertschätzendes Change Management, das die Prozessbeteiligten bei der Gestaltung mit einbezieht und sie die Treiber der Veränderung werden lässt.

Wir nennen dies: Process Excellence.

Um unseren eigenen Ansprüchen gerecht zu werden, haben wir diesen Ansatz in einem Modell abgebildet und gehen wie folgt vor:

Setup-Phase (Dinglichkeit und Akzeptanz)

  • Zusammenstellung des richtigen Teams
  • Miteinbeziehung aller entscheidenden Stakeholder
  • Festlegung der Primärziele und des Gestaltungsrahmens
  • Definition der Kommunikationsstrategie

Analysephase (Transparenz und Vollständigkeit des Ist-Standes)

  • Prozessanalyse und Prozessdesign, insbesondere die Betrachtung der Schnittstellen und Rollen
  • Kompetenzanalyse und Betrachtung der Abgrenzungen
  • Identifikation von QuickWins

Konzeptphase (Prozessoptimierung)

  • Ableitung und Priorisierung der Handlungsbedarfe
  • Optimierung der Abläufe und Schnittstellen, Anpassung der Rollen
  • Entwicklung von Fachkonzepten
  • Definition von Kennzahlen

Umsetzungsphase (Change Management)

  • Veränderungsbegleitung auf Managementebene und operativer Ebene, Change Manager
  • Umsetzung der Quick Wins
  • Umsetzung der Kommunikationsstrategie, Projektmarketing, Schulungen
  • Identifikation der Kraftfelder, Umgang mit Widerständen

Nachbereitungsphase (Übergabe)

  • Wissensmanagement
  • Lessons Learned
  • Kontinuierliche Leistungsmessung